해마다 많은 비지니스 오너들이 운영을 위해 자동차를 이용하며 상당한 비용이 소요되고 있다.
이러한 비용은 [비지니스 목적 운행거리] ÷ [전체운행거리] 로 계산된 비지니스 운영 %를 기준으로 처리 할 수 있는데, 이를 위하여 영수증 이외에 반드시 운행 거리를 뒷받침 할수 있는 일지가 증거서류로서 작성 및 보관되어야 한다.
서류가 미비한 경우 국세청으로부터 비용처리 불가를 통보 받을 수 있으므로 각별한 주의가 필요하다.
운행일지는 크게 Full logbook (상세운행일지)와 Simplified logbook (간편운행일지)로 나뉘는데, 두개의 차이는 다음과 같다.

상세운행일지
가장 기본적인 방법으로 매 비지니스 용도 운행시마다 날짜, 출발지, 목적지, 운행목적, 운행거리 (km)를 기록하여야 하며 운행거리는 자동차의 주행거리계를 근거로 작성되어야 한다.

간편운행일지
비지니스 오너들이 장기간에 걸처 매번 운행일지를 작성하기가 현실적으로 어려움을 감안해 고안된 방법이다. 다만 이 방법을 이용하기 위해서는 반드시 최소 1년간 먼저 상세운행일지를 작성해야 한다. 상세운행일지를 최소 1년간 작성한 해가 기준년도가 되며, 이후 부터는 1년에 3개월분량의 샘플 기간동안만 상세운행일지를 작성하면 된다. 또한 기준년도와 비교해 간편운행 일지로 기록된 총 운행거리 차이가 10% 이내일때만 간편운행일지로 작성된 기록을 토대로 자동차 경비를 비용처리할수 있다.
간편운행일지 작성시 비지니스 용도 %는 다음과 같이 계산된다:

[샘플 3개월동안의 비지니스 용도 %] ÷ [기준년도의 같은 기간동안의 비지니스 용도 %] x [기준년도의 연간 비지니스 용도 %]

예를 들어 홍길동 씨의 2019년 샘플 3개월 (4,5,6월) 동안 비지니스 용도 %는 51%였다. 2018년이 그의 12개월치 상세운행일지가 작성된 기준년도이며, 2018년의 같은기간 (4,5,6월) 비지니스 용도는 46%였다. 한편 2018년의 12개월치를 전부 감안할경우의 비지니스 용도 %는 49%였다. 이러한 경우 홍길동씨의 2019년 비지니스 용도 %는 54% 이다[(51% ÷ 46%) x 49%]. 54%는 기준년도의 12개월치 비지니스 용도인 49%의 10%이내이므로 국세청의 인정 범위내이다.
운행일지 작성시 주의할 점은 출퇴근은 비지니스 용도로 인정이 되지 않고 있다는 점이다. 작성된 운행일지는 간편운행일지의 경우 최대 6년간 보관이 필요하며 이중 12개월간의 상세 운행일지는 6년이 지난 이후에도 반드시 보관되어야 한다. 한 대 이상의 자동차를 비지니스 용도로 사용하는 경우에는 각 차마다 따로 운행일지를 작성하여야 한다.
반드시 영수증을 증거서류로 보관해야 하는 경비는 비지니스 용도로 사용될 자동차의 구입비나 리스비, 주유, 정비, 수리, 보험, 라이센스등이 있으며 세차비는 해당되지 않는다. 영수증도 운행일지와 같이 최대 6년간 보관이 필요하다.
구입의 경우 구입한 년도에 전체를 비용 처리할 수는 없으며, 보통 먼저 자산으로 기입한 후 매해 정해진 % 만큼 감가상각으로 경비처리를 하게 된다. 자동차가 승용차 (passenger vehicle)인지 아닌지 여부에 따라 세법상 감가상각을 할 수 있는 자산가의 상한선이 있을 수 있다. 승용차의 경우, 감가상각을 할 수 있는 자산가는 최대 $30,000 + 부가세(GST + PST)로 제한된다. 세법상 승용차는 보통 국도와 고속도로에서 사람을 운반하는 수단으로 쓰이며, 운전자 제외 8명 이하의 탑승자를 태울수 있는 차량을 일컫는다.

리스의 경우 경비처리 가능한 금액은 다음 두가지 계산법으로 나온 금액중 더 적은 쪽이다:
1) [($800 + 부가세) x 연간 리스일] ÷ 30
2) [($30,000 + 부가세) x 연간 리스금액] ÷ (실제 차량 가격과 $30,000 + GST/HST + PST중 더 적은쪽)
구입시의 감가상각비용과 리스비용 모두 운행일지 기록을 토대로 비지니스에 실 사용된 만큼만 경비처리가 가능하다.

자동차의 구입비와 리스비를 제외한 상기된 나머지 비용역시 운행일지 기록을 토대로 다음과 같이 경비처리 할수있다:
[비지니스 용도] x [총 운행경비]

예를 들어 상술한 홍길동씨의 경우 그의 2019년 총 운행경비가 $5,000 이었다면 경비처리 가능한 금액은 $2,700이다 (54% x 5,000).
보다 정확한 비지니스 경비처리의 종류와 차종에 따른 차이는 담당 회계사와 상담하여 도움을 얻는것이 불이익을 최소화하고 경비처리는 최대화 할수있는 바람직한 방향이라고 할수있겠다.